4.4 Informes

4.4 Informes

Un informe es un objeto de base de datos que se usa para mostrar y resumir datos. Los informes proporcionan una manera de distribuir o archivar instantáneas de los datos, ya sea mediante su impresión, su conversión a archivos PDF o XPS, o su exportación a otros formatos de archivo.

Los informes pueden ofrecer detalles sobre registros individuales, resúmenes de varios registros o ambos. También se pueden usar los informes de Access para crear etiquetas para correo u otros fines.

Es posible crear informes “no enlazados” que no muestren datos, pero para el objeto de este artículo, se dará por sentado que un informe está enlazado a un origen de datos como una tabla o consulta.

Elementos de un informe

El diseño de los informes se divide en secciones. En una base de datos cliente, se puede ver el informe en vista Diseño para mirar sus secciones. En vista Presentación, las secciones no son tan obvias, pero siguen ahí y se pueden seleccionar mediante el uso de la lista desplegable en el grupo Selección de la ficha Formato. Para crear informes útiles, debe comprender cómo funciona cada sección. Por ejemplo, la sección en la que eligió colocar un control calculado determina cómo calcula Access los resultados. En la lista siguiente se muestra un resumen de los tipos de sección y sus usos:

• Encabezado del informe    Esta sección se imprime una vez al principio del informe. El encabezado del informe se usa para ofrecer información que normalmente aparecería en una página de portada, como un logotipo o un título o una fecha. Cuando se coloca un control calculado que usa la función de agregado Suma en el encabezado del informe, el resultado de la suma se calcula para todo el informe. El encabezado del informe se imprime antes del encabezado de página.

• Encabezado de página    Esta sección se imprime al principio de cada página. Por ejemplo, para repetir el título del informe en todas las páginas use el encabezado de página.

• Encabezado de grupo    Esta sección se imprime al principio de cada nuevo grupo de registros. Use el encabezado de grupo para imprimir el nombre del grupo. Por ejemplo, en un informe que se agrupa por producto, use el encabezado de grupo para imprimir el nombre del producto. Cuando se coloca un control calculado que usa la función de agregado Suma en el encabezado de grupo, la suma se calcula para el grupo actual. Puede tener varias secciones de encabezado de grupo en un informe, en función de cuántos niveles de agrupación haya agregado. Para obtener más información sobre cómo crear encabezados o pies de página de grupo, consulte la sección Agregar agrupaciones, ordenaciones o totales.

• Detalle    Esta sección se imprime una vez por cada fila del origen de registros. En ella se colocan los controles que constituyen el cuerpo principal del informe.

• Pie de página de grupo    Esta sección se imprime al final de cada grupo de registros. Los pies de página de grupo se usan para imprimir información de resumen para un grupo. Puede tener varias secciones de pie de página de grupo en un informe, en función de cuántos niveles de agrupación haya agregado.

• Pie de página    Esta sección se imprime al final de cada página. Los pies de página se usan para imprimir números de página o información sobre cada página.

• Pie de página de informe    Esta sección se imprime una vez al final del informe. Los pies del informe se usan para imprimir totales de los informes u otra información de resumen de todo el informe.